Organización: Gestionar organización

Bienvenido a la Gestión de la Organización en Outbound by Enreach.

Aquí puede ver, editar y organizar cómo se administra su organización.

Lea el artículo o haga clic en un enlace a continuación para comenzar.

En este artículo:

Jerarquía de Organización

Comprender la jerarquía de su Organización es fundamental para comprender quién tiene acceso a qué en Outbound by Enreach.

La ubicación de los Equipos y Usuarios dentro de la jerarquía determina a qué Leads pueden llamar y qué información pueden ver.

Llamar a Leads

Un Usuario puede llamar a Leads cuando la Propiedad del Lead pertenece al propio Usuario o al Equipo que está por encima del Usuario en la jerarquía organizativa.

En la imagen a continuación, esto significa que si la Propiedad del Lead de un cliente potencial pertenece al Internal Sales Team 1, entonces, con el Rol de Acceso a la Campaña correcto, todos los Usuarios dentro de ese Equipo pueden llamar al Lead. Si la Propiedad del Lead se coloca en Dansk Telecom, todos los Usuarios y Equipos dentro de la Organización podrán llamar al Lead.

Sin embargo, si la Propiedad del Lead se coloca en el Internal Sales Team 1, los Usuarios del Equipo Internal Sales Team no podrán llamar a esos Leads, incluso teniendo un Rol de Acceso a la Campaña.

Una buena regla general es recordar que al llamar a los Leads, observe dónde se otorga la Propiedad del Lead en la Organización:

Puede llamar a los Leads con Propiedad de Lead por encima de usted en la jerarquía.
No puede llamar a Leads con Propiedad de Lead debajo de usted.

Esta es la mejor manera de garantizar que los Leads solo puedan ser llamados por los Equipos y Usuarios adecuados.

Visualización de Leads

La Visualización de Leads en los informes de estadísticas o de Administrador de Leads depende de tres factores: dónde se encuentra en la Organización, Propiedad del Lead y si tiene Permisos de Datos Extendidos.

Organización y Propiedad de Lead: Si un Lead tiene la Propiedad de Lead en su propio Equipo o Usuario, o en Equipos debajo de usted en la jerarquía y usted tiene Permisos de Datos Extendidos, podrá ver ese Lead. Si un Lead tiene la Propiedad de Lead colocada en Equipos o Usuarios por encima de usted, no podrá ver ese Lead. En la imagen siguiente, si la Propiedad del Lead se coloca en el Equipo Internal Sales Team 1, los Usuarios en Internal Sales y en Diary Managers no podrán ver esos Leads en Lead Admin.
Permisos de Datos Extendidos: este tipo de permisos le permite ver otros Equipos a continuación y la información de búsqueda y llamada del Usuario, siempre que la Propiedad de Lead se encuentre en un Equipo o Usuario en o por debajo de su nivel en la jerarquía.

Sin embargo, hay una pequeña excepción a esta regla: si un Usuario fue el Usuario inicial en procesar un Lead (llamando o editando), su nombre de Usuario permanecerá en ese Lead bajo el valor Procesado por el usuario. Estos Usuarios podrán ver estos Leads en el Lead Admin o en los Informes, incluso si la Propiedad del Lead está en un Equipo o Usuario que se encuentra por encima de usted en la jerarquía organizativa.

Para acceder a Gestionar Organización, expanda el menú desplegable Organización y haga clic en Gestionar Organización.

Aquí, en la página de navegación de Gestionar Organización, puede ver y editar toda su Organización en función de los Equipos y los Usuarios.

Para comenzar, echemos un vistazo a la configuración en la parte superior de la pantalla:

Activo le permite filtrar la vista de su organización por Equipos y Usuarios Activos o Inactivos

Funciones Destacadas le permite buscar y filtrar la vista de su Organización por varias Funciones Destacadas.

Los Roles de Acceso a la Campaña le permiten buscar en su Organización por Usuarios con cierto Acceso a la Campaña.

Los Roles de Prioridad de Lead le permiten buscar en su Organización por Usuarios con prioridad de Lead.

El Calendario de Trabajo le permite filtrar los usuarios por varios estados del Calendario de Trabajo.

Utilice la barra de Búsqueda para realizar una búsqueda general en toda su Organización.

Opciones le permite descargar información sobre su Organización en un archivo .csv a su equipo.

Nuevo le permite agregar un Nuevo Equipo o un Nuevo Usuario.

Trabajar con Equipos y Usuarios

Hay varias formas de agregar nuevos Equipos o Usuarios.

Haga clic en Nuevo en la parte superior derecha de la página de navegación, seleccione Nuevo Equipo o Nuevo Usuario y siga el asistente de configuración.

Alternativamente, haga clic en el ícono de la rueda dentada a la derecha de su empresa. Aquí puede Editar un Equipo, agregar un Nuevo Equipo o agregar un Nuevo Usuario dentro del Equipo.

Para Deshabilitar o Editar ciertos Usuarios, haga clic en el icono de la rueda dentada a la derecha para seleccionar una acción.

Para reactivar un Usuario deshabilitado, haga clic en el Usuario, marque la casilla Activar Usuario y, a continuación, haga clic en Guardar.

Tenga en cuenta que los Equipos solo se pueden eliminar una vez que se hayan movido todos los usuarios.

Antes de deshabilitar a un Usuario, es importante transferir la propiedad de cualquier Rellamada Privada a otro usuario o habilitar la Liberación de Rellamada Privada en la configuración de la Campaña.

Para mover un Usuario dentro de la jerarquía de su Organización, coloque el ratón a la izquierda de la casilla de verificación, haga clic y mantenga presionada la flecha de cuatro puntas y mueva el Usuario al lugar deseado.

Los Usuarios solo pueden moverse dentro del mismo nivel jerárquico y los Permisos deberán definirse individualmente.

Añadir un Equipo o un Usuario

Al editar o agregar nuevos Usuarios o Equipos, se abrirá un asistente y los campos obligatorios para completar se marcarán con un asterisco rojo (*).

Haga clic en un encabezado en el menú para saltar a esa sección, o desplácese para completar los detalles del Nuevo Usuario.

Las opciones son Configuración General, Seguridad, Configuración del Horario de Trabajo, Datos Personales, Permisos de Funciones, Permisos de Campaña, y Configuración.

Configuración General

Tenga en cuenta que las opciones disponibles en Configuración General dependerán de si está agregando o editando un Usuario o Equipo.

Nombre: Introduzca el nombre del Usuario o del Equipo.
Código de propiedad de Lead: Cree un código o palabra únicos que conectarán al usuario con un grupo específico de Leads con el mismo código o palabra. Si ha subido Leads con un Código de Propiedad de Lead, introduzca el código correspondiente aquí. Si este campo se deja vacío, el Código de Propiedad de Lead será automáticamente la dirección de correo electrónico del Usuario.
Nombre de usuario (correo electrónico): Introduzca la dirección de correo electrónico del Usuario. Esto se utilizará para iniciar sesión en Outbound by Enreach, y no se utilizará como un nombre de usuario interno.
Número de Teléfono (para firma E-mail): Un número de teléfono que se utilizará en la firma de correo electrónico de un agente al enviar correos electrónicos a los clientes potenciales.
Mostrar el Número de Teléfono: El número de teléfono que se mostrará a los clientes potenciales cuando sean llamados por el Agente.
Pais: Seleccione el país al que el Usuario realizará las llamadas.
Funciones destacadas: Defina las Funciones destacadas especificas para el Usuario.
Roles de acceso a la campaña: Defina a que Campañas el Usuario puede acceder.
Rol de prioridad de lead: Asigne al usuario un rol de prioridad de Lead, conectándolo con Leads que tienen Prioridad de Lead en un período de tiempo asignado en un proyecto.
Grabación de llamada: Cambie entre Sí y No para activar la grabación de llamadas. La configuración avanzada se puede definir en la configuración de la campaña. Para activar la grabación de llamadas, el usuario debe cerrar la sesión e iniciar sesión en Outbound by Enreach. Tenga en cuenta que si la grabación de llamadas está deshabilitada para el usuario pero habilitada en la configuración de la campaña, las llamadas realizadas por el usuario se grabarán.
Activo: Alternar entre Sí y No para establecer el estado de actividad.

Seguridad

E-mail (olvidé la contraseña): Si un usuario olvida su contraseña, se enviará un correo electrónico a esta dirección.
Establecer contraseña: Elija si desea establecer una contraseña para este Usuario ahora. Cambiar a Sí mostrará los campos Contraseña y Repetir contraseña. Si cambia a No, el Usuario recibirá un correo electrónico para establecer su propia contraseña.
Contraseña: Introduzca una contraseña para crear una nueva contraseña o actualizar una contraseña existente. Si el campo se deja en blanco, la contraseña no se actualizará.
Repetir contraseña: Repita la nueva contraseña.
Tipo de MFA: Elija si desea habilitar la Autenticación Multifactor por correo electrónico o SMS. Outbound by Enreach utilizará esta seguridad adicional cuando un Usuario acceda a determinadas funciones, como editar el Identificador de Llamadas e Iniciar Sesión como Otro Usuario.
Número de teléfono de autenticación: Si MFA está habilitado a través de SMS, los códigos de autenticación se enviarán a este número de teléfono.

Configuración del horario de trabajo

En la Configuración del Horario de Trabajo, incluya información adicional sobre los Usuarios que estará disponible en los Informes de Seguimiento de Tiempo descargados.

Número de nómina: Añadir el Número de nómina del Usuario.
Número de empleado: Añadir el Número de empleado del Usuario. Ambos estarán disponibles en la descarga de los Informes de Seguimiento de Tiempo.

Datos personales

En Datos Personales, tiene la opción de introducir los datos personales del Usuario que está creando.

Permisos de funciones

En Permisos de Funciones, conceda a los Equipos y Usuarios acceso a determinadas funciones en Outbound by Enreach.

Desplácese por la lista de Funciones o use la Barra de Búsqueda y seleccione la casilla de verificación a la derecha de la Función para otorgar permiso.

Comience otorgando Permisos de Funciones para los Equipos, ya que aplicará la configuración a cada Usuario del Equipo.

Permisos de campaña

En Permisos de Campaña, conceda a los Equipos y Usuarios acceso a las Campañas en Outbound by Enreach.

Ordene las campañas entre el estado Activo e Inactivo usando el botón, o use la barra de Búsqueda.

Marque las casillas para otorgar Permisos de Campaña individualmente, o marque la casilla Proyecto> Campaña para otorgar permiso a todas las Campañas.

Configuración

En Configuración, puede personalizar aún más la Página de Contacto.

Pausa del Sistema: Alterne entre Habilitado y Deshabilitado para permitir que un Agente pause una sesión en Outbound by Enreach.

Tema de color: alterne entre Habilitado y Deshabilitado para permitir que el usuario cambie el tema de color. Habilitado le permitirá elegir entre un tema Original, Escala de grises o Cobalto para la página de Contacto.

Modo de Vista de Datos: Alterne entre Habilitado y Deshabilitado para permitir que un Usuario personalice cómo aparecerán los Datos Maestros del Lead en la Página de Contacto. Habilitado permitirá al usuario elegir entre una vista Estándar, Centrada y Compacta.

Cuando se actualicen las configuraciones, haga clic en Crear para guardar y crear, o Cerrar para salir del asistente sin guardar.